Dokument określa zasady składania i obsługi rezerwacji w obiekcie noclegowym „Zamek Otmuchów” (dalej „Obiekt”). Stanowi integralną część umowy zawieranej z Gościem z chwilą dokonania rezerwacji.

§1. Definicje

1. Gość – osoba dokonująca rezerwacji i/lub korzystająca z usług noclegowych.
2. Rezerwacja – zgłoszenie woli skorzystania z noclegu w określonym terminie i standardzie pokoju.
3. Potwierdzenie rezerwacji – wiadomość (e-mail/SMS/komunikat w systemie rezerwacyjnym) zawierająca co najmniej: termin pobytu, liczbę osób, cenę, warunki płatności i anulowania.
4. Zadatek/Zaliczka/Przedpłata – płatność pobierana na poczet rezerwacji, zgodnie z warunkami podanymi w Potwierdzeniu rezerwacji.

§2. Kanały rezerwacji

1. Rezerwacji można dokonać:
   • telefonicznie,
   • e-mailowo,
   • przez stronę internetową Obiektu (kiedy zostanie udostępniona),
   • przez zewnętrzne systemy rezerwacyjne (np. Booking).
2. Warunki rezerwacji dokonanej przez pośrednika mogą wynikać z regulaminu danego systemu rezerwacyjnego. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo mają warunki wskazane w Potwierdzeniu rezerwacji przez ten system.

§3. Dane wymagane do rezerwacji

1. Do dokonania rezerwacji Obiekt może poprosić o:
   • imię i nazwisko,
   • numer telefonu,
   • adres e-mail,
   • dane do faktury (jeśli dotyczy),
   • planowaną godzinę przyjazdu (opcjonalnie).
2. Gość zobowiązuje się podać dane prawdziwe i aktualne. Obiekt może odmówić realizacji rezerwacji, jeśli kontakt z Gościem jest niemożliwy z powodu błędnych danych.

§4. Potwierdzenie rezerwacji

1. Rezerwacja jest uznana za przyjętą po przekazaniu Potwierdzenia rezerwacji przez Obiekt (lub system pośrednika).
2. W Potwierdzeniu rezerwacji Obiekt wskazuje w szczególności:
   • termin pobytu,
   • liczbę osób,
   • rodzaj pokoju,
   • cenę i zakres świadczeń (np. ze śniadaniem),
   • zasady płatności,
   • zasady anulowania i ewentualne koszty,
   • informacje o wydarzeniach mogących wpływać na komfort pobytu (jeśli są planowane i znane).

§5. Ceny i opłaty

1. Ceny podawane są w złotych polskich (PLN) i zawierają podatki zgodnie z obowiązującymi przepisami, o ile w ofercie nie wskazano inaczej.
2. Opłaty dodatkowe (jeśli dotyczy) mogą obejmować m.in.:
   • pobyt ze zwierzęciem,
   • dodatkowe osoby/noclegi ponad zgłoszoną liczbę,
   • usługi dodatkowe dostępne w Obiekcie.
3. Ostateczna cena rezerwacji jest wskazana w Potwierdzeniu rezerwacji.

§6. Płatności

1. Obiekt może wymagać przedpłaty, zadatku lub zaliczki, zgodnie z Potwierdzeniem rezerwacji.
2. Termin zapłaty oraz akceptowane formy płatności określa Potwierdzenie rezerwacji oraz informacje w recepcji.
3. W przypadku braku wpłaty w wymaganym terminie Obiekt może anulować rezerwację, o czym poinformuje Gościa, o ile jest to możliwe.

§7. Zmiany w rezerwacji

1. Gość może wnioskować o zmianę rezerwacji (np. terminu, liczby osób, rodzaju pokoju) drogą, którą dokonał rezerwacji.
2. Zmiany są możliwe wyłącznie w miarę dostępności i mogą wpływać na cenę.
3. Zmiana rezerwacji może być traktowana jak anulowanie i złożenie nowej rezerwacji, jeśli wynika to z warunków taryfy lub rezerwacji przez pośrednika.

§8. Anulowanie rezerwacji

1. Zasady anulowania i ewentualne koszty są każdorazowo wskazane w Potwierdzeniu rezerwacji.
2. Anulowanie rezerwacji wymaga potwierdzenia przez Obiekt lub system pośrednika.
3. Jeżeli rezerwacja została opłacona w części lub w całości, zwrot następuje zgodnie z warunkami wskazanymi w Potwierdzeniu rezerwacji i przepisami prawa.

§9. No-show (niepojawienie się)

1. W przypadku niepojawienia się Gościa w dniu przyjazdu bez wcześniejszego anulowania rezerwacji (no-show), Obiekt może obciążyć Gościa opłatą zgodnie z warunkami Potwierdzenia rezerwacji.
2. Jeśli Gość przewiduje opóźnienie przyjazdu, powinien poinformować recepcję. Brak informacji może skutkować zwolnieniem rezerwacji w godzinie wskazanej w Potwierdzeniu rezerwacji.

§10. Zameldowanie, doba hotelowa i zasady pobytu

1. Doba hotelowa oraz podstawowe zasady pobytu określa Regulamin Obiektu (w szczególności doba hotelowa i godziny ciszy nocnej).
2. Obiekt może poprosić o okazanie dokumentu tożsamości przy zameldowaniu.

§11. Rezerwacje grupowe i wydarzenia

1. Dla rezerwacji grupowych (np. pobyty zorganizowane, wydarzenia) Obiekt może ustalić odrębne warunki, w tym: harmonogram płatności, warunki anulowania i zasady przydziału pokoi.
2. Warunki grupowe wymagają pisemnego (e-mail wystarczający) potwierdzenia.

§12. Siła wyższa

1. Obiekt nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie rezerwacji spowodowane zdarzeniami niezależnymi od Obiektu (np. awarie sieci, przerwy w dostawie mediów, klęski żywiołowe, decyzje władz), o ile Obiekt dołożył należytej staranności w celu ograniczenia skutków.
2. W takich przypadkach Obiekt zaproponuje możliwe rozwiązania, w tym zmianę terminu lub zwrot płatności zgodnie z przepisami prawa.

§13. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące realizacji rezerwacji Gość może zgłaszać mailowo lub w recepcji.
2. Zaleca się zgłoszenie reklamacji niezwłocznie po stwierdzeniu problemu, aby umożliwić jego wyjaśnienie.
3. §14. Dane osobowe (RODO)
4. Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący Obiekt, Dom Kultury Zamek w Otmuchowie, ul Zamkowa 4, 48-385 Otmuchów, REGON 363289440, e-mail: recepcja@zamek.otmuchow.pl
5. Dane są przetwarzane w celu obsługi rezerwacji i pobytu oraz w innych celach wskazanych w informacji RODO (polityce prywatności) dostępnej w Obiekcie i na stronie internetowej.

§15. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.